Anforderungen:

• Ermittlung und Prüfung der Kundenanforderungen vor Angebotsabgabe
• Berücksichtigung von Lieferterminen, Lade- und Entladezeiten sowie besonderen Transportvorgaben
• Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen, insbesondere im Transport- und Zollbereich
• Auswahl geeigneter und qualifizierter Subunternehmer
• Sicherstellung der Erreichbarkeit und Kommunikation mit Kunden und Transportpartnern
• Vollständige Dokumentation der Auftragsabwicklung in der eingesetzten Speditionssoftware
• Sicherstellung einer termingerechten, kundenorientierten und nachvollziehbaren Abwicklung

Prozesskriterien für die Abnahme:

• Auftrag wurde entsprechend den Kundenanforderungen disponiert und durchgeführt
• Termine für Abholung und Zustellung wurden eingehalten oder Abweichungen wurden aktiv kommuniziert
• Statusmeldungen an den Kunden erfolgten gemäß Prozessvorgabe
• Ablieferbeleg liegt vor und ist dokumentiert
• Eingangsrechnungen der Subunternehmer sowie Ausgangsrechnungen an den Kunden sind vollständig vorhanden
• Die gesamte Auftragsdokumentation ist im System vollständig hinterlegt
• Reklamationen oder Abweichungen wurden erfasst und bearbeitet

Ressourcen:

• Qualifizierte Mitarbeitende in Disposition, Vertrieb und Verwaltung
• Freigegebene und bewertete Subunternehmer sowie Partnernetzwerk
• Speditionssoftware Gehr Mannheim einschließlich Servicemonitor
• Lokaler Server mit Dateiablage und Datensicherung
• VPN-Zugang und gesicherter Remote-Zugriff
• Gemeinsame Postfächer für Kundenkommunikation und interne Abstimmung
• Telefon, E-Mail, Internetzugang und Website-Anbindung zur Sendungsverfolgung
• Versicherungen sowie Factoring-Partner zur finanziellen Absicherung

Prozessteuerung:

• Kundenanfragen werden geprüft, kalkuliert und zeitnah beantwortet
• Aufträge werden nach Auftragseingang in der Software erfasst und dokumentiert
• Geeignete Subunternehmer werden anhand von Erfahrung, Partnernetzwerk und Bewertungen ausgewählt
• Die Transportdurchführung wird über die Software überwacht
• Kunden werden proaktiv über relevante Statusänderungen informiert
• Alle auftragsbezogenen Unterlagen, E-Mails und Nachweise werden systemseitig dokumentiert
• Bei Abweichungen, Verspätungen oder Schäden erfolgt eine geregelte Kommunikation sowie Bearbeitung durch die verantwortlichen Stellen
• Reklamationen werden durch die Geschäftsführung oder deren Vertretung bearbeitet
• Relevante Daten werden gesichert und gegen unbefugten Zugriff geschützt

Bewertung von Änderungen:

Die Beschreibung ist ausreichend zur Produktion unserer Produkte. Änderungen werden der Leitung gemeldet die unbeabsichtigte Folgen bewertet und notwendige Maßnahmen ergreift zum Ausschluss von negativen Auswirkungen.

Anforderungen:

• Prüfung der Kundenanforderungen und der angefragten Dienstleistung
• Klärung von Art, Umfang, Termin und besonderen Vorgaben der Leistung
• Einhaltung gesetzlicher, behördlicher und vertraglicher Anforderungen
• Auswahl geeigneter externer Dienstleister oder Subunternehmer
• Sicherstellung der termingerechten und nachvollziehbaren Durchführung
• Laufende Abstimmung mit dem Kunden bei Abweichungen oder Änderungen
• Dokumentation der erbrachten Leistung und der zugehörigen Nachweise

Ressourcen:

• Qualifizierte Mitarbeitende zur Koordination und Überwachung
• Geeignete externe Dienstleister, Subunternehmer und Partner
• Speditionssoftware und vorhandene IT-Systeme zur Dokumentation
• Telefon, E-Mail und gemeinsame Postfächer zur Kommunikation
• Lokaler Server, Dateiablage und gesicherter Remote-Zugriff
• Vorlagen, Nachweise und auftragsbezogene Unterlagen
• Versicherungen und vertragliche Regelungen zur Absicherung

Prozessteuerung:

• Anfragen werden entgegengenommen, geprüft und im System erfasst
• Anforderungen und Rahmenbedingungen werden mit dem Kunden abgestimmt
• Geeignete Dienstleister werden anhand von Erfahrung, Eignung und Verfügbarkeit ausgewählt
• Die Durchführung wird koordiniert und überwacht
• Der Kunde wird bei Verzögerungen, Abweichungen oder Rückfragen unverzüglich informiert
• Änderungen im Ablauf werden mit der Leitung und dem Kunden abgestimmt
• Nach Abschluss wird die Leistung auf Vollständigkeit und Erfüllung der Anforderungen geprüft

Dokumentierte Informationen:

• Kundenanfragen und Beauftragungen
• Angebote und Auftragsbestätigungen
• Angaben zu eingesetzten Dienstleistern oder Subunternehmern
• Kommunikationsnachweise mit Kunden und Partnern
• Leistungsnachweise, Ablieferbelege oder sonstige Bestätigungen
• Rechnungen, Eingangsbelege und zugehörige Unterlagen
• Reklamationen, Abweichungen und eingeleitete Maßnahmen

Dokumentation von Änderungen und Freigaben

Die Beschreibung ist ausreichend zur Durchführung unserer Dienstleistungen. Änderungen werden mit der Leitung und mit dem Kunden besprochen und mögliche negative Auswirkungen besprochen. Die Änderungen werden bewertet und Maßnahmen schriftlich kommuniziert.